lunes, 9 de marzo de 2009

PORTAFOLIOS DE INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD


1. LA CONTABILIDA, LA ENTIDAD Y LA INFORMACION FINANCIERA. 2
1.1 LA CONTABILIDAD. 2
1.2 LA ENTIDAD. 2
1.3 LA INFORMACION FINANCIERA. 3
2. LA CUENTA. 3
2.2 CATALOGO DE CUENTAS. 4
3. LAS CUENTAS DE UNA ENTIDAD COMERCIAL. 4
3.1. LAS CUENTAS DE ACTIVO.. 4
3.2 LAS CUENTAS DE PASIVO.. 5
3.3 LAS CUENTAS DE CREDITO DIFERIDO. 5
3.4 LAS CUENTAS DE CAPITAL. 5
3.5 LAS CUENTAS DE RESULTADO.. 5
3.5.1 Las cuentas de ingreso representan ingresos percibidos como consecuencia de las operaciones comerciales y producen un incremento en el patrimonio del negocio. Sus saldos deben ser acreedores y las cuentas siempre se abrirán con un cargo o debito. 5
3.5.2 Las cuentas de costos representan el costo de las ventas efectuadas como consecuencia de las operaciones comerciales y producen una disminución en el patrimonio del negocio. Sus saldos deben ser deudores y las cuentas siempre se abrirán con un cargo o debito. 5
3.5.3 Las cuentas de gasto representan los gastos de operación efectuadas como consecuencia de las operaciones comerciales y producen una disminución en el patrimonio del negocio.Sus saldos deben ser deudores y las cuentas siempre se abrirán con un cargo o un debió. 5
3.5.4 Las cuentas de otros ingresos y otros gastos representan ingresos y gastos que no están directamente relacionados con la operación normal del negocios producen un incremento o una disminución, respectivamente, en el patrimonio del negocio. Los saldos de las cuentas de otros ingresos deben ser acreedores y sus cuentas se abrirán con un crédito o abono; los saldos de las cuentas de otros gastos deben ser deudores y sus cuentas se abrirán con un debito o cargo. 5
3.5.6 Las cuentas de participación de utilidades a empleados e impuestos sobre la renta correspondiente de la utilidad del ejercicio produce una disminución en el patrimonio del negocio; sus saldos deben ser deudores y sus cuentas siempre se abrirán con un cargo o debito. 5
3.5.7 La utilidad ( o perdida ) neta representa una diferencia acreedora si es utilidad y una diferencia deudora si es perdida. 6
4. LAS NORMAS DE INFORMACION FINANCIERA ( antes los principios de contabilidad ) 6
4.1 POSTULADOS BASICOS. 6
4.2 NECESIDADES DE LOS USUARIOS Y LOS OBJETIVOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, NIF A3. 6
4.3 CARACTERISTICAS CUALITATIVAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, NIF A4. 6
4.4 JUICIO PROFESIONAL EN LA APLICACION DE LAS NORMAS DE INFORMACION FINANCIERA. 8
5. LA PARTIDA DOBLE Y LOS ASIENTOS DE DIARIO. 8
5.1 LA PARTIDA DOBLE. 8
5.2 ASIENTOS DE DIARIO. 8
6. REGISTRO DE LAS OPERACIONES. 9
6.1 OBJETIVO. 9
6.2 LIBROS PRINCIPALES. 9
6.3 LIBROS AUXILIARES. 11
6.4 CATALOGO DE SUBCUENTAS DE GASTOS DE OPERACION Y DE CUENTAS COLECTIVAS. 11
6.5 PROCESO DE REGISTRO DE LAS OPERACIONES. 11
7. SISTEMAS DE TRATAMIENTO CONTABLE A OPERACIONES DE COMPRAVENTA DE MERCANCIA. 12
7.1 SISTEMAS DE COMPARACION DE INVENTARIOS. 12
7.2 SISTEMAS DE INVENTARIOS PERPETUOS. 13
8. METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS. 13
8.1 METODOS DE VALUACION. 13
8.2 COSTO PROMEDIO.. 14
8.3 DIFERENCIAS ENTRE EL COSTO PROMEDIO PONDERADO Y EL MOVIL. 14
8.4 PRIMERAS ENTRAS, PRIMERAS SALIDAS ( PEPS) 14
8.5 ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS. 14
9. PROCEDIMIENTOS DE AJUSTE. 15
10. PROCEDIMIENTO DE CIERRE Y OBTENCIO DE ESTADOS FIANANCIEROS. 15
10.1 DATOS GENERALES. 16
INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD.

1. LA CONTABILIDA, LA ENTIDAD Y LA INFORMACION FINANCIERA.

1.1 LA CONTABILIDAD.

Es una técnica que produce sistemática y estructuturalmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias sobre eventos económicos identificables y cuantificables que realiza una entidad a través de un proceso de captación cronológica de las operaciones que mida, clasifique, registre y resuma con claridad.

Los eventos económicos identificables y cuantificables deben captarse a través de un sistema de control interno para poder ser registrado en los libros de contabilidad.

La contabilidad es un proceso inicial y la base para producir información financiera que sirva para la toma de decisiones; por tanto, esta última debe ser útil y confiable. Para útil ha de ser oportuna y significativa.


1.2 LA ENTIDAD.

Es un postulado básico incluido en el NIF A-3 vigente a partir del 1 de enero de 2006 y la define “ La entidad económica es aquella unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, materiales y financieros ( conjunto integrado de actividades económicas y recursos) conducidos y administrados por un único centro de control que toma decisiones encaminadas al cumplimiento de los fines específicos”.

Las entidades que realiza actividades económicas pueden ser : a) con personalidad jurídica propia sujetas a derechos y obligaciones, pudiendo ser personas físicas o morales, y b) sin personalidad jurídica propia, que son las entidades consolidadas y el fideicomiso.


1.3 LA INFORMACION FINANCIERA.

La contabilidad produce sistemáticamente y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias; se resume después en información financiera que pueda ser fácilmente leída e interpretada por el lector.

Al estado financiero que muestra la situación financiera de la entidad económica se le denomina estado de situación financiera o balance general y muestra a una fecha determinada los recursos económicos ( activos ), los derechos que tienen los acreedores ( pasivos) y la participación de los accionistas ( capital ) que tiene sobre el ente económico.

Por mostrara la situación financiera a una fecha determinada, es un estado estático.

Los elementos básicos del estado forman una ecuación contable:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL.

De donde se deduce las dos siguientes:

PASIVO = ACTIVO – CAPITAL

CAPITAL = ACTIVO –PASIVO

El estado de situación financiera que muestra los resultados obtenidos por las operaciones de un periodo del ente económico se denomina estado de resultado o estado de pérdidas y ganancias, y representa los ingresos, costos, gastos, impuestos y el resultado final como una utilidad o perdida neta.

Al mostrar el resultado de las operaciones por un periodo es un estado dinámico.

El estado que muestra los cambios de la situación financiera durante un periodo se llama estado de cambios en la situación financiera.

Los usuarios de los estados financieros pueden ser: a) internos, como los accionistas, empleados y administradores, y b) externos, como el publico en general, los posibles nuevos inversionistas, instituciones de crédito o prestamistas, proveedores, clientes, gobierno, etc.


LA CUENTA.

2.1 LA CUENTA EN GENERAL.

Las cuentas son el conjunto de registros donde se va a describir en forma detallada y ordenada la historia de cada uno de los conceptos el estado de situación financiera y el estado de resultados. También se puede definir como el registro de los incrementos o disminuciones en saldos de los conceptos individuales que integran los estados de situación financiera y el estado de resultados.

Por tanto, las cuentas pueden ser de activo, pasivo, capital y de resultados. La cuenta de resultados, o de operación, se van a referir a los ingresos, costos y gastos del ente económico.


2.2 CATALOGO DE CUENTAS.

Las cuentas que se emplea en un ente económico forman el catalogo de cuentas deben tener un orden y las cuentas se agrupan por su naturaleza en cuentas de activo, cuentas de pasivo, cuentas de capital, cuentas de ingreso, cuentas de costos y cuentas de gastos.

Las cuentas de activo se clasifican en activo circulante y activo no circulante. Los activos circulantes atienden a su convertibilidad en efectivo en el término de un año y los no circulantes agrupan conceptos que se transformaran en efectivo en un plazo mayor de un año. Estos incluyen inversiones que representan bienes tangibles para la producción, venta de mercancías, servicios cuyo tiempo de uso o consumo se estime que sea prolongado, así como gastos que se difieren para participar en varios ejercicios.
Las cuentas de pasivo también se clasifican en dos grandes grupos: los pasivos circulantes . Los que tienen vencimientos en el lapso de un año, y los no circulante, que tienen vencimiento a mas de un año. De estos grupos nace un tercero que se denomina créditos diferidos, los cuales representan conceptos que pueden considerarse como un pasivo en una fecha determinada, pero que se convierten en ingresos con el transcurso, del tiempo.
Las cuentas de capital, o patrimonio de los dueños o accionistas, se agrupan separando las aportaciones de los socios de las utilidades retenidas.
Las cuentas de ingreso se separan en dos grupos: las que resultan como consecuencia de las operaciones normales y las relacionadas con ingresos esporádicos.
Las cuentas de costos forman un solo grupo que representa el costo de los productos o servicios vendidos.
Las cuentas de gastos también se dividen en dos grupos: las que representan erogaciones normales del negocio y las que representan gastos esporádicos.
El catalogo de cuentas debe constituirse en forma ordenada; cada empresa, según sus necesidades particulares de operación, debera preparar un catalogo de cuentas sobre una base razonada y con flexibilidad suficiente para un crecimiento futuro.
3. LAS CUENTAS DE UNA ENTIDAD COMERCIAL.
3.1. LAS CUENTAS DE ACTIVO
Las cuentas de activo representan bienes y derechos que son propiedad del negocio. Sus saldos deben ser deudores y las cuentas siempre se abrirán con un cargo o debito.
3.2 LAS CUENTAS DE PASIVO
Las cuentas de pasivo representan adeudos y obligaciones a cargo del ente económico. Sus saldos deben ser acreedores y las cuentas siempre se abrirán con un abono o crédito.
3.3 LAS CUENTAS DE CREDITO DIFERIDO.
Las cuentas de créditos diferidos, representan conceptos que van a transferirse a resultados cuando se devengan, principalmente por efecto del transcurso del tiempo. Sus saldos deben ser acreedores y las cuentas siempre se abrirán con un abono o crédito.
3.4 LAS CUENTAS DE CAPITAL
Las cuentas de capital representan el patrimonio de los dueños o accionistas. Sus saldos deben ser acreedores, con excepción de las cuentas de perdidas, cuyo saldo es deudor. Las cuentas se abrirán con un abono o crédito, con excepción de las cuentas que representen perdidas, las cuales se abrirán con un cargo o debito.
3.5 LAS CUENTAS DE RESULTADO
3.5.1 Las cuentas de ingreso representan ingresos percibidos como consecuencia de las operaciones comerciales y producen un incremento en el patrimonio del negocio. Sus saldos deben ser acreedores y las cuentas siempre se abrirán con un cargo o debito.
3.5.2 Las cuentas de costos representan el costo de las ventas efectuadas como consecuencia de las operaciones comerciales y producen una disminución en el patrimonio del negocio. Sus saldos deben ser deudores y las cuentas siempre se abrirán con un cargo o debito.
3.5.3 Las cuentas de gasto representan los gastos de operación efectuadas como consecuencia de las operaciones comerciales y producen una disminución en el patrimonio del negocio.Sus saldos deben ser deudores y las cuentas siempre se abrirán con un cargo o un debió.
3.5.4 Las cuentas de otros ingresos y otros gastos representan ingresos y gastos que no están directamente relacionados con la operación normal del negocios producen un incremento o una disminución, respectivamente, en el patrimonio del negocio. Los saldos de las cuentas de otros ingresos deben ser acreedores y sus cuentas se abrirán con un crédito o abono; los saldos de las cuentas de otros gastos deben ser deudores y sus cuentas se abrirán con un debito o cargo.
3.5.6 Las cuentas de participación de utilidades a empleados e impuestos sobre la renta correspondiente de la utilidad del ejercicio produce una disminución en el patrimonio del negocio; sus saldos deben ser deudores y sus cuentas siempre se abrirán con un cargo o debito.
3.5.7 La utilidad ( o perdida ) neta representa una diferencia acreedora si es utilidad y una diferencia deudora si es perdida.
4. LAS NORMAS DE INFORMACION FINANCIERA ( antes los principios de contabilidad )
Se basa en Marco Conceptual NIF-A; Normas de Información Financiera Particulares NIF B, C,D,E; Interpretaciones a las normas de Información Financiera INIF.
4.1 POSTULADOS BASICOS
* Los que identifican y limitan el ente económico:
- Entidad económica; representa una unidad identificable, que realiza actividades económicas constituida con recursos humanos, materiales y financie los que da cumplimiento a fines específicos y que tiene una personalidad propia.
- Negocio en marcha; la entidad económica tiene existencia permanente; por lo que sus cifras representan valores obtenidos con base en las normas de información financiera y no deben determinarse valores estimados provenientes de la disposición o liquidación de la entidad.
* Los que establecen las bases para el reconocimiento contable de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos son:
- Sustancia económica; debe prevalecer en la alimentación y operación del sistema de información contable forma tal que pueda ser capaz de captar la esencia económica.
- Devengacion contable; los eventos deben reconocerse contablemente en el momento en que ocurre, independientemente de la fecha en que se consideren realizados para efectos contables. Los efectos económicos deben identificarse con un periodo contable.
- Asociación de costos y gastos con ingresos; deben identificarse con el ingreso que generen en el mismo periodo independientemente de la fecha de su realización.
- Valuación; es la cuantificación en términos monetarios.
- Dualidad económica; esta formada por los recursos con que cuenta para la realización de sus fines y por la fuente de sus recursos.
- Consistencia, consiste en la cuantificación, registro y presentación de las operaciones.
4.2 NECESIDADES DE LOS USUARIOS Y LOS OBJETIVOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, NIF A3.
El usuario general destina sus recursos comúnmente en efectivo, a consumos, ahorros y decisiones de inversión, donación o préstamo, por lo cual requiere de herramientas para su toma de decisiones. La información financiera por una herramienta esencial para la toma de decisiones por parte del sujeto económico ( usuario en general).
Los objetivos de los estados financieros se derivan principalmente de las necesidades del usuario general.
4.3 CARACTERISTICAS CUALITATIVAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, NIF A4.
- Confiabilidad; para ser confiable la información financiera debe reflejarse en su contenido; las transacciones, transformaciones internas y otros eventos sucedidos. Tener concordancia entre su contenido, poder validarse, contener toda la información necesaria que tenga influencia sobre la toma de decisiones de los usuarios.
- Relevancia; debe servir de base para la elaboración de predicciones y confirmación, así como mostrar los aspectos mas significativos contablemente.
- Comprensibilidad, es una cualidad esencial de la información financiera para que facilite su entendimiento a los usuarios.
- Comparabilidad; debe permitir a los lectores analizar la información financiera con la información de la misma entidad y con otras entidades en el tiempo.
Los elementos básicos que conforman son: análisis e interpretación del Balance General, del Estado de Resultados, del Estado de Variaciones en el Capital Contable y de los Estados de Flujo y Cambio en la Situación Financiera.
Balance General; se conforma básicamente del activo, pasivo, capital contable o patrimonio.
Estado de resultado; esta integrado básicamente por: ingresos; costos y gastos, utilidad o perdida neta y en el estado de actividades y su resultado se le denomina cambio neto en el patrimonio contable.
Estado de variaciones en el capital contable; movimiento de propietarios, creación de reservas y utilidad o perdida integral.
Estado de flujo de efectivo y estado de cambios en la situación financiera; es emitido tanto por las entidades lucrativas, como por los que tienen propósitos no lucrativos, ambos estados se conforman por: origen y aplicación de recursos.
Las notas a los estados de resultados deben presentarse siguiendo un orden lógico consciente, considerando la importancia de la información significativa deben relacionarse con los correspondientes reglones de los estados financieros
Los estados financieros deben contener la siguiente información de manera prominente:

- El nombre , razón o denominación social de la entidad económica
- La conformación de la entidad económica
- Si se presenta información en miles o en millones de unidades monetarias.
- La fecha del balance general y del periodo cubierto por los otros estados financieros básicos.
- La moneda en que se presentan los estados financieros.
- La mención de que las cifras están expresadas en moneda de poder adquisitivo a una fecha, determinada.
Las políticas contables deben revelarse y representan los criterios de aplicación de las normas que la administración ha seleccionado como la mas apropiadas para presentar razonable la información contenida en los estados financieros básicos.
4.4 JUICIO PROFESIONAL EN LA APLICACION DE LAS NORMAS DE INFORMACION FINANCIERA.
El juicio Profesional se debe ejercer con un criterio o enfoque prudencial el cual consiste en seleccionar la opción mas conservadora, procurando en todo momento que la decisión se tome sobre bases equitativas para los usuarios de la información financiera.
El juicio profesional se emplea comúnmente para:
- La elaboración de estimaciones y provisiones contables que sean confiables;
- la determinación de grados de incertidumbre respecto a la eventual ocurrencia de sucesos futuros;
- la selección de tratamientos contables;
- la elección de normas contables supletorios a los NIF, cuando sea procedente;
- el establecimiento de tratamiento contable particulares y
- lograr el equilibrio entre las características cualitativas de la información financiera
5. LA PARTIDA DOBLE Y LOS ASIENTOS DE DIARIO.
5.1 LA PARTIDA DOBLE.
Todas las operaciones tienen un doble efecto sobre la ecuación contable.
Las reglas de la partida doble están regidas por el postulado básico de dualidad económica, constituida por los recursos de los que dispone la entidad y la fuente de dichos recursos, que representan los derechos que sobre ellos existen.
Las reglas de la partida doble son:
- A todo aumento del activo corresponde un aumento de pasivo, un aumento en el capital o una disminución del activo mismo.
- A toda disminución de pasivo corresponde una disminución de activo, un aumento de capital o un aumento del pasivo mismo.
- A toda disminución de capital corresponde una disminución de activo, un aumento de capital o un aumento del capital mismo.
Existen operaciones que pueden tener una combinación de las reglas de la partida doble, pero sus movimientos deben guardar equilibrio, esto es, la ecuación contable debe mantener la igualdad.
Una cuenta se carga cuando: disminuyen los activos, costos y gastos, o aumentan los pasivos, el capital y los ingresos. Una cuenta se abona cuando: disminuye los activos, costos y gastos, o aumentan los pasivos, el capital y los ingresos.
La doble dimensión de la partida doble puede verse con claridad desde el punto de vista de obtención y aplicación de recursos, es decir, lo que se tiene o se recibe y el uso que se hace de ellos.
5.2 ASIENTOS DE DIARIO.
Los asientos de diario son registrados de las operaciones en un libro o en documento en los que se detallan los efectos que tienen las operaciones del ente económico.
En las cuentas de activo, costos y gastos, los cargos producen un aumento y los abonos una disminución en el saldo. En las cuentas de pasivo, capital e ingresos, los cargos producen una disminución y los abonos un aumento en el saldo.
Las operaciones que realiza un ente económico pueden producir resultados ( utilidad o perdida ) o solo modificar la estructura financiera. La estructura representa la relación que tiene el activo con el pasivo y el capital.
Para obtener los resultados de las operaciones no es suficiente conocer el monto del capital, es necesario conocer con detalle las cantidades y los conceptos que lo incrementan o lo decrementan.
Para producir información con el detalle necesario para conocer la situación financiera y el resultado del ente económico, es necesario para conocer la situación financiera y el resultado del ente económico, es necesario registrar varias cuentas las operaciones por los conceptos que las representan y no únicamente por activo, pasivo o capital, elementos de la ecuación contable.
El capital esta representado por las aportaciones de los socios y accionistas y los resultados obtenidos de las operaciones realizadas.
Las cuentas que representan resultados forman un grupo separado cuyo total forma parte del capital del ente económico.
6. REGISTRO DE LAS OPERACIONES.
6.1 OBJETIVO.
El comerciante, de conformidad con la ley, esta obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad que permita identificar las operaciones individuales y sus documentos comprobatorios con los registros contables y las cuentas de Mayor; así como conectar los estados financieros con las cuentas y operaciones individuales.
El sistema de contabilidad deberá estar sustentado en un sistema de control y verificación interno que permita asegurar que la información sea correcta.
La secuencia para producir información financiera presupone a) la existencia de un ente económico, b) que debe contar con un sistema de información contable que capte y controle los eventos económicos identificables, c) que serán tratados consistentemente y con criterio prudencial, d) para ser clasificados y registrados con base en un catalogo de cuentas, e) que proporcionaran información financiera relevante y significativamente.
6.2 LIBROS PRINCIPALES.
Los libros de contabilidad principales son el Diario y el Mayor.
En el libro Diario se registran las operaciones en orden cronológico.
En el libro de Mayor se registran las operaciones por cuenta individual ( catalogo de cuentas ) que requiere la entidad económica para el registro de sus operaciones. Las operaciones pueden registrarse en forma manual con una maquina de registro directo, o por medio de un equipo electrónico.
La contabilidad registrada en forma manual se realiza por medio de libros empastados foliados y autorizados por las autoridades, previamente a su uso.
La contabilidad registrada mediante equipos mecanizados o electrónicos se lleva con hojas sueltas que deben foliarse y encuadernarse después de haberse registrado las operaciones del ejercicio, para ser autorizadas posteriormente por las autoridades hacendarías. En los sistemas mecanizados, las hojas que se destina al Libro Diario deben tener una autorización previa a su uso, por parte de las autoridades hacendarías.
Existen sistemas de contabilidad mixtos que pueden tener parte de manual, mecánico o electrónico; existen otros libros oficiales desde el punto de vista mercantil, que son el de inventarios y balances, el de actas de consejo de administración y el de asamblea de accionistas.
Los libros, registros, documentos y archivos de la empresa deben conservarse durante diez años; las operaciones deben controlarse con formas prenumeradas.
Existen dos tipos de libros diarios: el diario general y los diarios auxiliares; estoa últimos se utilizan cuando existe un considerable numero de operaciones repetidas. Las operaciones deben estar respaldadas por comprobantes como facturas, recibos, copias de cheques, etc.
Para comprobar que los datos numéricos del registro de las operaciones en los libros son correctos deberán prepararse una balanza de comprobación; la balanza de comprobación es una relación de cuentas de Mayor en la que se anotan los movimientos de las cuentas y sus saldos deudores o acreedores, los que deben balancear, es decir, que sus sumas deben ser iguales. En los sistemas mecánicos y electrónicos desaparecen totalmente la posibilidad de errores de transferencia de un libro a otro, de inversión de cifras, de suma y restas, por que su registro es automático.
El formato del libro diario general básicamente es universal, se trata de un diseño en el que aparece una columna destinada al debe y otra al haber. El formato del libro mayor básicamente tiene dos variantes; en la primera, la cuenta no tiene espacio para obtener el saldo, y en la segunda, la cuenta tiene espacio para obtener su saldo, siendo el más usual y practico.
Los libros diarios se usan para resumir operaciones iguales cuando se tiene un número considerable; los diarios especiales que tienen mayor uso son el de ingresos y egresos, el de compras y el de ventas. Las ventajas de los libros especiales son : a) el registro de las operaciones en forma mas simple, b) se elimina el registro en el Libro Mayor en forma individual por cada operación, efectuándose mensualmente por la totalidad de las operaciones, y c) se ejerce un mejor control sobre las operaciones.
Los diarios especiales se diseñan generalmente en forma horizontal y su formato debe responder a las necesidades específicas de cada ente económico en particular.
6.3 LIBROS AUXILIARES.
Los libros auxiliares o mayores auxiliares analizan con detalle las cuentas de mayor y se usan cuando se requiere conocer el análisis o saldo individual de los conceptos que integran la información financiera, como la cuenta de cada cliente o proveedor, o también el detalle de los gastos de operación , como sueldos, renta, etc. La suma de los auxiliares de cada cuenta debe ser igual al saldo a la cuenta de mayor. Los auxiliares de las cuentas de Mayor pueden manejarse en varios niveles de información y con el detalle que requiera la administración.
El detalle de los registros contables esta íntimamente relacionado con los medios de registro con que cuenta cada ente económico; con equipos mecánicos o electrónicos, el grado de análisis y detalle es generalmente mayor que el que se obtiene en forma manual.
6.4 CATALOGO DE SUBCUENTAS DE GASTOS DE OPERACION Y DE CUENTAS COLECTIVAS.
Para que la información que se obtenga sea consistente y relevante , es recomendable tener un catalogo de las subcuentas para proporcionar los conceptos que requiere la administración a la persona que prepare el asiento contable. El catalogo de cuentas debe diseñarse de acuerdo con las necesidades especificas de cada ente económico en particular.
Las subcuentas colectivas de Mayor , como clientes, proveedores,etc; deben tener un orden ; lo mas practico es mantenerlo por orden alfabético ; las auxiliares de las cuentas colectivas generalmente tienen un diseño semejante a las cuentas a las cuentas de Mayor. Las auxiliares de las cuentas de gastos pueden tener un diseño semejante a las cuentas de Mayor , o también se pueden utilizar registros horizontales donde se destine una columna para concepto en particular.
6.5 PROCESO DE REGISTRO DE LAS OPERACIONES.
Para obtener toda la información financiera en un sistema manual, el proceso de registro de las operaciones se realiza en seis etapas: la operaciones se registran en libros de diario, se transfiera libro mayor, se asienta en auxiliares, se obtiene el saldo del libro de mayor , la balanza de comprobación y se prepara la información financiera; para obtener la información financiera en un sistema mecanizado o de registro directo, el proceso de registro de las operaciones se realiza en tres etapas: en la primera se operan los auxiliares y se descarga la suma de los importes registrados en la cuenta d mayor, simultáneamente; a través de una copia al carbón, se obtiene el registro del libro diario ; en la segunda etapa se obtiene la balanza de comprobación y en la tercera , se prepara la información financiera.
Para obtener la información en un sistema electrónico o computarizado, el proceso de registro de las operaciones se realiza en tres etapas. En la primera se capta, se valida la operación y se introduce en el sistema en forma automática; en la segunda etapa, a través de la memoria y programas de la computadora se producen los libros Diario ,Mayor, y los auxiliares en , la tercera, se prepara la información financiera.
Los libros deben escribirse en idioma español, con claridad, en orden progresivo de fechas y operaciones , sin dejar huecos y de ninguna manera deben ser alterados; los errores que se cometen al registrar las operaciones en los libros de contabilidad , se deben corregir con un nuevo asiento llamada contrapartida, que debe relacionarse con la partida errada.
Para no inflar los movimientos de las cuentas con asientos de corrección, se pude hacer con tinta roja o signo negativo, no como una contrapartida sino como una deducción en el debe o en el haber donde se ha cometido el error; otras correcciones se efectúan de la siguiente manera: titulo equivocado, encerrado entre paréntesis el nombre erróneo y anotando inmediatamente después el correcto; cuando se anota una cifra por otra, se escribe una nueva partida entre paréntesis, la que se cancela haciendo un nuevo registro con la cantidad correcta; en los libros mayor, los errores se cometen principalmente en el paso que se hace de los asientos del libro diario; se detectan al obtener la balanza de comprobación, en la cual las sumas del debe y del haber no son iguales.
Cuando las sumas del debe y el haber no son iguales en la balanza de comprobación, es necesarios revisar las cantidades, pudiendo ser que un asiento se haya registrado en el debe de una cuenta en lugar del haber, o viceversa, en cuyo caso la diferencia es divisible entre dos. Si la diferencia entre las sumas es divisible entre nueve, es muy posible que el error sea producido por una inversión de números. Cuando la diferencia es de uno o cien, es muy posible que sea un error en las sumas; otra forma de verificar la diferencia de las sumas del debe y del haber y de la balanza de comprobación, es sumando por separado los cargos y los abonos del Libro Diario y del Libro Mayor, los cuales deben ser iguales.
7. SISTEMAS DE TRATAMIENTO CONTABLE A OPERACIONES DE COMPRAVENTA DE MERCANCIA.
7.1 SISTEMAS DE COMPARACION DE INVENTARIOS.
En las operaciones de compraventa siempre existen dos precios, el de venta y el de costo; el precio de venta es aquel al cual se concreta la operación con el cliente; el precio de costos representa la inversión que la empresa hizo por la unidad vendida. La diferencia entre los precios de venta y el precio de costo representa la utilidad o la perdida bruta.
El precio de venta se conoce en el momento de efectuar la venta, pero no siempre se conoce el precio de costo, si este no se conoce, no se puede determinar el resultado de la operación.
Existen negocios en que no es práctico o económico manejar el costo por cada producto por sus bajos valores y por sus altos volúmenes de operaciones de venta, como en los almacenes de menudeo, tiendas de autoservicios,etc; cuando se maneja el costo por cada producto por ser practico y económico, se puede aplicar un sistema de inventarios perpetuos.
7.2 SISTEMAS DE INVENTARIOS PERPETUOS.
En tiendas de menudeo o supermercados se pueden conocer o manejar el costo de productos por medio de un sistema de inventarios perpetuos, cuando se cuenta con medios de procesamiento electrónico que permite su implantación a través de lectoras que captan óptimamente los códigos que a su vez identifican los productos en las etiquetas.
Cuando se tiene un sistema de inventarios perpetuos en tiendas de menudeo o supermercados se puede obtener información sobre las existencias con el detalle que requiera el negocio, como el nivel del inventario que deba mantenerse, punto de orden de compra,etc; para obtener el costo de lo vendido en el sistema de comparación de inventarios se suma al inventario inicial las compras y se resta el inventario final.
El inconveniente del sistema de comparación de inventarios para obtener el costo de los vendido es que este se obtiene al fin del ejercicio, cuando se practica un inventario físico de fin de año; durante el ejercicio se carece de información relativa al costo de la vendido, por tanto, también la relacionada con el resultado de la operación de la empresa. Una limitación en el sistema de comparación de inventarios es que el costo de ventas se conoce en forma global por el total de las mercancías vendidas y no en forma individual y oportunidad para fijar precios de venta en forma adecuada; en el sistema de comparación de inventarios, las perdidas de mercancía por mermas, robos o sustracciones de cualquier naturaleza puede detectarse.
En el método de inventarios perpetuos, el costo de la mercancía vendida se obtiene individualmente multiplicando cada unidad vendida por su costo en particular.
Los elementos que intervienen en la operación de compraventa son los inventarios, las compras y las ventas. Los inventarios comprenden el inicial y el final . Las compras incluyen las compras brutas, los gastos sobre compras, los descuentos que se recibieron y las devoluciones que se efectuaron; las ventas también incluyen las ventas brutas , las devoluciones con los clientes y los descuentos que se otorgaron.
En el sistema de inventarios perpetuos, la cuenta de ventas puede tener auxiliares para contar con una información detallada, pudiendo ser el auxiliar de ventas brutas, el de devoluciones sobre ventas y el de descuentos sobre venta; otra alternativa seria abrir una cuenta de mayor por cada concepto, como en el método analítico o pormenorizado.
8. METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS.
8.1 METODOS DE VALUACION.
Los metodos de valuación de inventarios están sustentados en los postulados básicos de la devengacion, que incluyen el periodo contable, valuación y consistencia; la regla de la valuación de los inventarios para entidades comerciales es el costo de adquisición o de compra. Los métodos de la valuación que se emplean en entidades comerciales generalmente son el costo promedio, primera entradas, primeras salidas y ultimas entradas, primeras salidas, cada empresa en particular deberán seleccionar el métodos de valuación de sus inventarios que mas se adecuen a su operación y sus características, tomando en cuenta que debe ser aplicado consistentemente.
Un métodos de valuación de inventarios puede cambiarse cuando se presenten cambios de las condiciones originales en el ente económico, en cuyo caso debe revelarse tal hecho en los estados financieros a través de una nota.
8.2 COSTO PROMEDIO
El costo promedio representa la medida aritmética o promedio obtenido de dividir el importe de las compras entre el numero de artículos adquiridos; el costo promedio tiene dos modalidades de calculo: el costo promedio ponderado y el costo promedio móvil.
8.3 DIFERENCIAS ENTRE EL COSTO PROMEDIO PONDERADO Y EL MOVIL.
El costo promedio ponderado se aplica cuando se valúa el inventario en una base periódica, por ejemplo cada mes , sumándose al inventario inicial las compras netas, para obtener un costo promedio ponderado que servirá para valuar las unidades vendidas; el método de costo promedio ponderado valúa las unidades vendidas al miso costo promedio en que están valuadas las existencias del inventario.
El costo promedio móvil se usa cuando las existencias y el costo de ventas se valúa permanentemente, buscando un nuevo precio promedio cada vez que haya un cambio o movimiento en el inventario; el costo de venta en el método de costo promedio móvil, se calculara al precio medio que corresponda a la fecha de la operación y por, tanto, las existencias puede no estar valuadas al mismo costo promedio de las unidades vendidas.
8.4 PRIMERAS ENTRAS, PRIMERAS SALIDAS ( PEPS)
En el método de primeras entradas , primeras salidas ( PEPS) se basa en que los primeros artículos que entran son los primeros que salen, los inventarios están valuados a los últimos precios de adquisición, el costo de ventas esta valuado a los precios del inventario inicial y de las primeras compras; el inventario también esta integrado por diferentes capas de existencia que tienen diferentes costos unitarios, el manejo físico de los artículos no necesariamente tienen que coincidir con las capas de inventarios en que están valuadas las existencias.
El método PEPS tiene dos modalidades, el de base periódica y base perpetua; los resultados son iguales con las modalidades de base periódica y base perpetua del método PEPS; en el primero se hace el calculo periódicamente, por ejemplo, cada mes, y en el segundo se mantiene sobre las bases de inventario perpetuo, determinándose el inventario y el costo de venta conforme se van realizando las operaciones .
8.5 ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS.
En el método de ultimas entradas, primeras salidas los inventarios están valuados a los precios de adquisición mas antiguos; el costo de ventas esta valuado a los últimos precios de las ultimas compras, el inventario esta integrado por diferentes capas de existencia que tienen diferentes costos unitarios; también en este método el manejo el manejo físico de los artículos no necesariamente tienen que conducir con las capas del inventario en que estén valuadas las existencias.
En este método con frecuencia se emplean para efectos de disminuir la utilidad fiscal, y así pagar menos impuestos la renta dentro de la ley.
El método UEPS tiene dos modalidades: de base periódica y base perpetua; los resultados de las modalidades de la base periódica y la base perpetua del método UEPSno son iguales ; en el primero se hace el calculo periódicamente , por ejemplo, cada mes, y en el segundo se mantienen sobre beses de inventario perpetuo , determinándose el inventario y el costo de ventas conforme se van realizando las operaciones, tomándose las capas de las copras mas recientes en el momento de la venta, en la modalidades de la base perpetua , este produce que las existencias no queda valuadas sobre las capas mas antiguas debido al desfasamiento que existe entre las fechas en que se valúan las compras y las ventas.
La adopción de un método de valuación de inventarios es un factor importante para la determinación de la valuación de los inventarios y el resultado de las operaciones; el método de valuación de inventarios debe valuarse a través de una nota en los estados financieros; cualquier otro cambio que se haya realizado en el método empleado , deberá divulgarse indicando los efectos que produjo en el valor de los inventarios y en los resultados del ente económico.
9. PROCEDIMIENTOS DE AJUSTE.
La cuantificación de un cambio en la situación financiera o en los resultados de las operaciones de la entidad deben identificarse con el periodo contable al que permanece; los costos y los gastos deben identificarse con los ingresos que los originaron, independientemente de la fecha en que se liquiden o se paguen. Para cuantificar un cambio producido por un evento económico, se requiere que se haya realizado la aplicación del postulado básico devengacion contable implica que se consideren un activo los pagos anticipados recibidos por concepto de servicios a proporcionar, y como pasivos, la utilidad no devengada, reconociendo así que no se a devengado como gasto o ingreso, respectivamente.
En el estado de situación financiera debe considerarse los conceptos de eventos realizados que se van a consumar o liquida, o sus beneficios, y se afecten a mas de un periodo y que aun no se han devengado; en el estado de resultados deben incluir todos los ingresos, costos y gastos que se han devengado, al realizarse un ingreso se debe reconocer paralelamente los costos y gastos que son inherentes, independientes de la fecha en que se liquiden; en el se debe establecer estimaciones y provisiones de ciertos costos o gastos devengados que aun cuando se desconozca su monto exacto, se calcula aproximadamente.
10. PROCEDIMIENTO DE CIERRE Y OBTENCIO DE ESTADOS FIANANCIEROS.
10.1 DATOS GENERALES.
Una vez registrada las operaciones que se han realizado e través de un control interno que han permitido captar, medir, clasificar y registrar los eventos económicos y se han efectuado los ajustes a las cuentas para que muestren los resultados de conformidad a los postulados básicos de devengacion contable, dualidad económico, valuación, asociación de costos y gastos con los ingresos y negocios en marcha, se necesita conocer cual es la situación financiera y el resultado de las operaciones antes de estimar el impuesto sobre la renta y la participación de utilidades a los trabajadores.
La situación financiera y el resultado de las operaciones se conoce por primera vez a través de un hoja de trabajo que vaya proporcionando la información requerida, hasta obtener las cifras de los estados financieros. La hoja de trabajo es un papal de trabajo que se requiere en el elaboración de los estados financieros; en ella se conoce en primer termino si la contabilidad tiene correcciones numéricas y se determina la utilidad previa al calculo de impuestos y reparto de utilidades a los trabajadores; asimismo se corren asientos de ajuste y asiento de reclasificación para obtener las cifras de los estados financieros; la hoja de trabajo debe preparase antes de efectuar los ajustes del impuesto sobre la renta y la participación de utilidades a los trabajadores.
La hoja de trabajo clasificada tiene columnas destinadas para el numero y nombre de la cuenta de Mayor, y la columna para el debe y el haber de la balanza de comprobación; asientos de ajuste, balanza de saldos ajustados, cuenta de perdida y ganancias, balanza previa, reclasificaciones y por ultimo, las cifras de los estados financieros.
La reclasificaciones son ajustes que se hacen en la hoja de trabajo, no en las cuentas de contabilidad; los asientos de reclasificación modifican los saldos de las cuentas con el propósito de corregir saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta, o para agrupar varias cuentas en un solo concepto, las reclasificaciones no modifican los resultados; únicamente mejoran la información que presentan las cuentas de contabilidad.
El propósito de la contabilidad financiera es lograr un fin informativo emado de la captación de los eventos económicos identificables que han sido controlados, medidos, cuantificados, clasificados y registrados en la entidad económica; la información cuantitativa que produce la contabilidad financiera es necesario para que los participantes en la actividad económica puedan evaluar el comportamiento de las entidades,compararon resultados actuales con resultados de años anteriores y con otras entidades, así como los objetivos fijados; asimismo, la información cuantitativa sirve de base para planear las operaciones y el futuro de la entidad, tomando en cuenta el entorno económico en que opera.
La información financiera debe ser de uso general por la diversidad de usuarios y por la diversidad de intereses que puedan tener; debe cumplir con los requisitos de confiabilidad, relevancia y comparabilidad.
La administración tiene responsabilidad de rendir la información; para cumplir con esta obligación, debe mantener un efectivo sistema de contabilidad y control interno, aplicando a las operaciones, las Normas de Información Financiera que se consideren apropiadas; los responsables del proceso contable deben registrarse principalmente por un juicio profesional y un criterio prudencial y los requisitos cualitativos de confiabilidad y relevancia, que señala que los estados financieros deben contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera.
Los estados financieros y sus notas forman un todo o unidad inseparable; deben estar encabezados por el nombre, razón o denominación social de la entidad y deben señalar la fecha o periodo contable al que son relativos, a través de las notas en los estados financieros deberán revelarse los hechos posteriores que afectan sustancialmente la situación financiera y el resultado de las operaciones de la entidad, entre la fecha en que son relativos los estados financieros y la fecha en que estos son emitidos, deben informar la moneda en la cual están representados, deben revelar a través de una nota, las políticas contable observadas que sean relevantes y, en su caso, la explicación del cambio de una regla en particular, políticas o procedimiento contable de un periodo a otro, cuantificando la inconsistencia y las partidas afectadas.
Los requisitos cualitativos de la información son la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad; la relevancia señala que deben agruparse las partidas de reducida importancia relativa con respecto a los totales que se presentan en los estados financieros, a menos que su presentación individual sea esencial para alguna finalidad especifica; para efectos de presentación de la información financiera, deben agruparse las partidas homogéneas que conduzcan a totales y subtotales cuyo dato sea la utilidad, sin mezclar partidas de naturaleza diferente entre si. La consistencia requiere que se sigan procedimientos de cuantificación aceptados en estados financieros precedentes, con objeto de que algún cambio en la contabilidad, por ajustes de años anteriores y por reclasificaciones.
El estado de situación financiera presenta los recursos, las obligaciones y el patrimonio de los dueños o accionistas a una fecha determinada; presentan los ingresos, costos, gastos y ,como consecuencia, la utilidad o perdida neta obtenida por un periodo determinado. En el estado de cambio en la situación financiera en base a efectivo presenta los cambios obtenidos en la situación financiera y en el manejo del efectivo por un periodo determinado.
En los estados financieros se muestra el concepto y no las cuentas de mayor; por ejemplo, se indica el efectivo en caja y bancos, que representan un concepto, debido a que el lector le interesa únicamente cuando representa esta activo y no las diferentes cuentas en que esta registrado; se debe indicar si las cifras que se muestran son pesos, cientos, gastos e impuestos y finalizando con la utilidad o perdida neta; deben obtenerse varios resultados importantes; las utilidades bruta, de operación, antes de la participación de las utilidades a los trabajadores, antes de impuesto sobre la renta.
La utilidad bruta es la diferencia entre las ventas y los costos de ventas; la utilidad de operación es la diferencia entre la utilidad bruta menos los gastos de operación; la utilidad antes de impuesto sobre la renta es la diferencia de la utilidad antes de la participación de las utilidades a los trabajadores menos la estimación de la participación de las utilidades de los trabajadores; la utilidad neta es la diferencia entre la utilidad antes de impuesto sobre la renta estimado menos la estimación del impuesto sobre la renta.
Cuando se tiene una contabilidad manual se acostumbra cerrar las cuentas de activo, pasivo y capital mediante un asiento de cargo a las cuentas acreedoras, con abono a las cuentas deudoras, por el importe de sus saldos. Este asiento se hace en el libro diario y, posteriormente, en el libro mayor; al iniciar el nuevo ejercicio se efectúa un asiento de apertura en forma contraria al asiento de cierre , con el fin de que las cuentas queden listas para recibir las operaciones del nuevo ejercicio.
En sistemas de contabilidad manuales las cuentas se cierran con el modelo sin expresión de saldo; si el moviendo de uno de los lados de la cuenta de mayor ocupa un espacio mas grande por tener mas operaciones registradas, el otro lado que esta sin usar deberá cancelarse con una línea diagonal. Con el asiento de apertura no deben abrirse cuentas nuevas; deben abrirse exactamente las cuentas que fueron cerradas.
Los asientos de cierre y de apertura generalmente se efectúan en el libro diario, con el fin de dejar un registro de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y capital con que se termino el ejercicio y se inicio el nuevo ejercicio.

la información contenida fue extraída del libro "contabilidad básica".
del autor: Joaquín Moreno Fernández.

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